FeLiTEC setzt auf luckycloud: Wieso die Automobilbranche mit smarten Cloud-Lösungen am besten fährt
FeLiTEC setzt auf luckycloud:
Wieso die Automobilbranche mit smarten Cloud-Lösungen am besten fährt
Die FeLiTEC Fahrzeugtechnik spezialisiert sich seit gut 30 Jahren auf technische Lösungen für Fahrzeugumbauten, um Menschen mit Behinderung Mobilität zu schenken – und somit ein Mehr an Lebensqualität. Um die Erfolgsgeschichte des Unternehmens weiterzuschreiben, war jedoch eines klar: Interne Prozesse müssen weiter digitalisiert werden. In den Blick rückte dafür die Dokumentation. Denn für die hochindividualisierten Sonderanfertigungen war das bisherige Vorgehen auf Papier-Formblättern und mit einer innerhalb des Teams geteilten Digitalkamera sehr aufwendig. Die Archivierung erforderte zudem, dass Verantwortliche alle Dateien einscannten, benannten und am richtigen Ort ablegten. Was wiederum Zeit und Ressourcen kostete.
„Manuelle Abläufe, ein eingeschränkter Zugriff auf Dateien während der Auftragsausführung und Papierberge – das sollte nicht die Zukunft von FeLiTEC sein. Deshalb haben wir uns entschlossen, neue Möglichkeiten zu nutzen. Papier sollte Tablets weichen und die Zugriffe auf die Auftragsdokumente sollten jederzeit und von überall möglich sein“, so Felix Liehr, Geschäftsführer FeLiTEC Fahrzeugtechnik. „Außerdem stellen wir einer externen Prüfstelle zu jedem Kundenauftrag eine große Datenmenge an Dokumenten und Fotos zur Verfügung, um Gutachten zu erstellen. Hier war unser Wunsch, den Datentransfer deutlich zu beschleunigen – mit geringerem Aufwand auf beiden Seiten.“
Effizienzgewinn mit Cloud-Lösung
Die Anforderungen rund um einen synchronen, ortsunabhängigen Zugriff auf Unterlagen, ein effizientes Datenmanagement wie auch einen zügigen und vor allem sicheren Datentransfer mit Externen führten FeLiTEC in die Arme der passenden Lösung: einer Cloud. Denn flexible interne und externe Zugriffsrechte sowie eine effiziente Strukturierung des Datensystems sind Vorteile, mit denen Cloud-Server glänzen. Dabei fiel die Entscheidung mit luckycloud auf einen Cloud-Speicher aus Deutschland. „Die Mehrwerte sind schnell aufgezählt: Sicherheit, Einfachheit und Transparenz. Die Frage nach der DSGVO-Konformität ließ sich sofort bejahen. Und die Anpassung an eigene Bedürfnisse hat überzeugt“, erinnert sich Felix Liehr an die Entscheidung für luckycloud als Cloud-Anbieter.
Die Pro-Liste schlossen die individuelle Skalierbarkeit und die maximale Flexibilität – mit zahlreichen Möglichkeiten. Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen lassen sich zum Beispiel einfach anlegen, Dokumente mit externen Personen können unkompliziert geteilt werden und ein Backup für den Firmenserver war im Handumdrehen eingerichtet. Entgegen der landläufigen Meinung ist der Umstieg nicht mit viel Zeit verbunden. „Umstellungen für die Verwendung der Cloud waren überhaupt nicht nötig. Im Gegenteil: Die luckycloud fügt sich sehr gut in unsere bestehenden Systeme ein“, weiß der Geschäftsführer von FeLiTEC. „Existieren noch Zweifel, sollten Unternehmen unbedingt die kostenlose Testphase nutzen. Hier konnten wir alle unsere Fragen stellen und haben hilfreiche Antworten erhalten.“
Umsetzung in der Praxis: schnell und einfach
Nach einer schnellen Umsetzung mithilfe des Supports war die Serversynchronisation eingerichtet und die einzelnen Benutzer angelegt. Damit auch die vorher angeschafften Tablets mit der Cloud verbunden sind, musste hier noch die App installiert und eingerichtet werden. Schon war das System einsatzbereit. Heute hat jeder Werkstattmitarbeitende ein Tablet mit Zugriff auf den aktuellen Auftragsordner. So lassen sich alle relevanten Schaltpläne, Zeichnungen und sonstige Dokumente einsehen – vor allem aber bearbeiten. Die Foto-Auftragsdokumentationen können Mitarbeitende vom Tablet direkt in die Cloud hochladen. „Alle Dokumente sind jetzt digital verfügbar, lassen sich bearbeiten und nach Auftragsabschluss archivieren. Das bringt enorme Zeitersparnisse mit sich“, fasst Felix Liehr zusammen.
Von dem Umstieg auf die Cloud profitieren heute alle Mitarbeitende, das Unternehmen selbst und seine Partner:
Die Cloud tritt im Alltag in den Hintergrund: Durch die Synchronisation können die Desktop-Nutzer ganz normal die Explorer-Ordnerstruktur des Servers nutzen.
• Große Dateien oder ganze Ordner lassen sich einfach und schnell mit externen Personen via Link teilen – inklusive Passwortschutz und Befristung.
• Zeiteinsparungen in der Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten, da das Unternehmen durch die Cloud nahezu vollständig auf Papierunterlagen verzichtet.
• Zugriff auf die relevanten Daten von jedem gewünschten Endgerät zu jedem Zeitpunkt.
• Backup des Servers mit einer detaillierten Änderungshistorie, über die sich versehentlich gelöschte Dateien gezielt wieder zurückholen lassen.
Ortsunabhängiger Datenzugriff bei Außenterminen
Zur Arbeit bei FeLiTEC gehören ebenso regelmäßig Termine bei Lieferanten und Partnerunternehmen. Bislang bestand hier keine Möglichkeit, von unterwegs auf die Dateien des Servers zuzugreifen. Mit der Umstellung auf die Cloud hat sich das geändert. Mit dem Laptop oder Tablet im Gepäck ist der Zugang zu allen relevanten Dokumenten sichergestellt. Situationsbezogen rufen Mitarbeitende Informationen ab und zeigen diese ihrem Gegenüber. So lassen sich beispielsweise CAD-Zeichnungen oder Produktsoftwares direkt beim Partnerunternehmen verändern und die Dateien sind sofort über die Cloud auf dem Server synchronisiert. Das schafft ein gutes Standing der Mitarbeitenden vor den Partnern und gewährleistet ein nahtloses Weiterarbeiten im Büro.
Cloud-Umstieg: Ziele erreicht!
Vom Geschenk der Digitalisierung profitieren – das war der Ausgangspunkt für FeLiTEC. Die Cloud-Lösung hat hier den ersten Grundstein für optimierte interne Abläufe, ein sicheres Datenmanagement und mehr Flexibilität bei der täglichen Arbeit gelegt. „Unsere Erwartungen wurden aber weit übertroffen. Als Cloud-Neulinge haben wir uns anfangs beispielsweise nicht mit Themen wie externem Serverzugriff oder Server-Backup beschäftigt. Durch die Gespräche mit den luckycloud-Mitarbeitenden wurde uns die Relevanz bewusst. Heute setzen wir auf beide Funktionen und wollen sie nicht mehr missen“, sagt Felix Liehr. „Unterm Strich räumt uns die Optimierung der betrieblichen Prozesse vor allem wieder Zeit fürs Wesentliche ein.“